Steuern für Franchisenehmer: die Grundlagen

Steuern entscheiden im Franchise nicht über Erfolg oder Misserfolg, aber sie entscheiden darüber, wie viel vom Erfolg übrig bleibt und ob dich im zweiten Jahr eine Nachzahlung kalt erwischt. Dieser Artikel gibt Gründerinnen und Gründern den Überblick über die Steuerarten, die Franchise-Besonderheiten bei Gebühren und Eintrittszahlung und die Pflichten von Buchführung bis Kasse. Er ersetzt keine Steuerberatung, im Gegenteil: Er soll dich zum informierten Gesprächspartner deiner Steuerberatung machen.

Die Steuerarten im Überblick

Als Franchisenehmer begegnen dir vier Steuerarten. Die Einkommensteuer fällt auf deinen Gewinn an, wenn du als Einzelunternehmen oder Personengesellschaft firmierst, mit deinem persönlichen Steuersatz. Führst du den Betrieb als GmbH oder UG, zahlt die Gesellschaft stattdessen Körperschaftsteuer auf ihren Gewinn, und du versteuerst zusätzlich, was du dir als Gehalt oder Ausschüttung auszahlst.

Dazu kommt die Gewerbesteuer deiner Gemeinde, denn ein Franchisebetrieb ist praktisch immer ein Gewerbe. Einzelunternehmen und Personengesellschaften haben dabei einen Freibetrag von 24.500 € Gewerbeertrag pro Jahr, außerdem wird die Gewerbesteuer teilweise auf die Einkommensteuer angerechnet. Kapitalgesellschaften zahlen ab dem ersten Euro. Die vierte im Bunde ist die Umsatzsteuer: Du schlägst sie auf deine Verkäufe auf, führst sie ans Finanzamt ab und holst dir im Gegenzug die Vorsteuer aus deinen Eingangsrechnungen zurück.

Welche Rechtsform steuerlich und haftungsseitig passt, ist eine eigene Abwägung, die unser Rechtsform-Ratgeber ausführlich behandelt.

Franchise-Besonderheit 1: Eintrittsgebühr und laufende Gebühren

Steuerlich interessant wird es bei den Zahlungen ans System. Die laufenden Gebühren, also Franchisegebühr, Werbebeitrag und Softwarepauschalen, sind Betriebsausgaben und mindern deinen Gewinn im Jahr der Zahlung. Auf die Gebührenrechnungen der Zentrale zahlst du Umsatzsteuer, die du dir als Vorsteuer zurückholst, sofern du nicht die Kleinunternehmerregelung nutzt.

Anders die einmalige Eintrittsgebühr: Sie bezahlt ein Nutzungsrecht über die Vertragslaufzeit und wird deshalb nicht komplett im ersten Jahr abgezogen, sondern über die Laufzeit verteilt abgeschrieben, die genaue Behandlung hängt von der Vertragsgestaltung ab. Gleiches Prinzip gilt für Investitionen in Ladenbau und Ausstattung, die über ihre Nutzungsdauer abgeschrieben werden. Für deine Liquiditätsplanung heißt das: Der steuerliche Abzug kommt langsamer als das Geld abfließt, plane also nicht mit der vollen Steuerersparnis im Gründungsjahr.

Franchise-Besonderheit 2: das Gründungsjahr

Im ersten Jahr entstehen Kosten, bevor Umsatz fließt: Schulungen, Reisen, Beratung, teils schon vor der Gewerbeanmeldung. Solche vorweggenommenen Betriebsausgaben sind grundsätzlich abziehbar, sammle also von der ersten Recherche an alle Belege. Anlaufverluste des ersten Jahres lassen sich zudem mit anderen Einkünften verrechnen, etwa dem Gehalt aus der Zeit vor dem Start, was die Steuerlast des Übergangsjahrs spürbar senken kann.

Zwei Entscheidungen des Gründungsjahrs verdienen besondere Sorgfalt. Die Kleinunternehmerregelung befreit von der Umsatzsteuer, kostet aber den Vorsteuerabzug, bei hohen Anfangsinvestitionen fast immer ein schlechter Tausch. Und die Wahl zwischen Einnahmen-Überschuss-Rechnung und Bilanzierung: Kleinere Betriebe dürfen die einfachere EÜR nutzen, ab bestimmten Umsatz- und Gewinngrenzen wird die Buchführung mit Bilanz Pflicht, für Kapitalgesellschaften gilt sie immer.

Die Pflichten im laufenden Betrieb

Im Alltag takten drei Rhythmen deine Steuerwelt. Monatlich oder vierteljährlich laufen die Umsatzsteuer-Voranmeldungen und, sobald du Personal hast, die Lohnsteueranmeldungen samt Sozialversicherungsmeldungen. Vierteljährlich zahlst du Vorauszahlungen auf Einkommen- oder Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer, bemessen nach dem erwarteten Gewinn. Jährlich folgen die Erklärungen samt Jahresabschluss.

Eine Franchise-typische Stolperfalle sind die Vorauszahlungen: Sie basieren anfangs auf deiner eigenen Prognose. Läuft der Betrieb besser als geplant, sammelt sich eine Nachzahlung an, die zusammen mit der Anpassung der künftigen Vorauszahlungen im zweiten oder dritten Jahr zur Liquiditätsfalle wird. Die Gegenwehr ist simpel: Leg laufend einen festen Prozentsatz des Gewinns auf ein separates Steuerkonto und melde deutliche Planabweichungen proaktiv ans Finanzamt.

Wer mit Bargeld arbeitet, etwa in Gastronomie oder Einzelhandel, unterliegt außerdem strengen Kassenregeln: elektronische Kassensysteme mit zertifizierter Sicherheitseinrichtung, Einzelaufzeichnung und Belegausgabepflicht. Kassenführung ist ein Prüfungsschwerpunkt der Finanzämter, hier lohnt Disziplin vom ersten Tag an, zumal viele Systeme zertifizierte Kassenlösungen gleich mitliefern.

Die häufigsten Steuerfehler von Franchise-Gründern

Aus der Beratungspraxis wiederholen sich fünf Muster. Erster Fehler: keine Rücklage für die Steuer, der Klassiker, der gesunde Betriebe im zweiten Jahr in Liquiditätsnot bringt. Zweiter Fehler: die Kleinunternehmerregelung aus Bequemlichkeit wählen und damit die Vorsteuer aus Eintrittsgebühr, Umbau und Erstausstattung verschenken, bei einer Gründung mit nennenswerter Investition ein teurer Reflex.

Dritter Fehler: Belege aus der Vorgründungszeit wegwerfen, von der Messereise bis zum Beratungsgespräch, und damit abziehbare Kosten verlieren. Vierter Fehler: private und betriebliche Konten vermischen, was Buchführung verteuert, Prüfungen verlängert und bei einer GmbH sogar rechtlich heikel wird. Fünfter Fehler: Verträge mit Familienmitgliedern, etwa das Aushilfsgehalt für den Ehepartner, ohne saubere Verträge und tatsächliche Durchführung, ein Dauerbrenner in Betriebsprüfungen.

Alle fünf haben dieselbe Eigenschaft: Sie kosten kein Fachwissen, nur Disziplin und den frühen Draht zur Steuerberatung. Wer sie vermeidet, hat den steuerlichen Teil der Gründung zu einem großen Teil im Griff.

Zusammenspiel mit der Steuerberatung

Ein Franchisebetrieb ist steuerlich Routine, aber Routine, die laufend erledigt werden muss. Die realistische Arbeitsteilung: Du hältst Belege, Kasse und Konten sauber, digital und zeitnah, die Steuerberatung übernimmt Buchführung, Abschlüsse und Gestaltung. Budgetiere diese Leistungen von Anfang an als festen Kostenblock, dein Franchisegeber kann die üblichen Größenordnungen im System nennen, und manche Zentralen haben Rahmenvereinbarungen mit Kanzleien, die das System bereits kennen.

Such dir die Steuerberatung vor der Gründung, nicht nach dem ersten Jahresabschluss. Die teuersten Fehler passieren am Anfang: falsche Rechtsformwahl, verschenkter Vorsteuerabzug, fehlende Belege aus der Vorgründungszeit. Ein einziges Beratungsgespräch vor der Unterschrift kostet wenig und verhindert genau diese Fehler. Wie die Steuerzahlen in deine Gesamtplanung einfließen, zeigt der Businessplan-Ratgeber, und was nach Steuern realistisch übrig bleibt, rechnet unser Artikel Was verdient ein Franchisenehmer? vor.